如何利用电子邮件进行高效沟通

1.把要求讲清楚是发送者的课题

a.将重点词语、语句加粗或者突出颜色显示；

b.能用表格阐述的信息就不用句子表达。相比于平铺直叙，表格更能吸引人们的注意力，传达信息的效率也更高；

c.运用“金字塔原理”，每段话先说重点，然后阐述细节。如果能够条理清楚地列个123点就更好了；

d.消除歧义。发送者需要仔细阅读邮件内容，确保逻辑清楚，表达准确，确认没有能够引发歧义的地方；

2.邮件发送成功不代表万事大吉

我们经常默认，邮件发送成功后，对方就会马上收到邮件，并且认可邮件的内容，并据此开展工作。但事实通常不是这样。项目相关方之间用于分享信息的沟通方法大致可以分为如下三大类：

b.推式沟通。向需要接收信息的特定接收方发送或发布信息。包括信件、备忘录、报告、电子邮件等方式。

c.拉式沟通。适用于大量复杂信息或大量信息受众的情况。它要求接收方在遵守有关安全规定的前提之下自行访问相关内容。这种方法包括门户网站、企业内网、电子在线课程、经验教训数据库或知识库。

发送电子邮件属于“推式沟通”，这种方式只能确保信息的发送，不能确保信息送达目标受众或被目标受众理解。为了更好地完成任务，进行有效沟通，作为信息发送者的我们，最好可以主动采取如下行动：

b.在邮件落款中加一句，“如有疑问，欢迎随时联系“，然后留下自己的联系方式。

c.即使对方回复了“收到”，但并不代表对方已经理解或者认可了邮件内容，我们不要误会了。

4.细节

在这里，我罗列了一些邮件发送方面的细节，供大家参考：

a.必写正文。

b.必写主题，且最好能体现邮件内容。

c.正文开头必写称呼；

d.正文末尾必写“祝好”之类的礼貌用语；

e.正文末尾加上个人签名，比如说中英文两个版本的个人基本信息（姓名，单位，电话，邮箱等）。

结语

希望大家都可以利用邮件进行有效沟通，讲得清楚，别人收得到也看得明白。